Ziele bei Projekten zur Prozessverbesserung bzw. Prozessoptimierung können sein: Durchlaufzeit reduzieren, Kosten senken, Flexibilität erhöhen oder Qualität steigern. Eine große Herausforderung bei der Suche nach Ansatzpunkten ist immer die Frage, ob man alle relevanten Möglichkeiten vollständig in Betracht gezogen und auch nichts vergessen hat. Die folgende Checkliste mit 13 Prinzipien zur Prozessoptimierung soll dabei helfen.
In dem folgenden kurzen Video beschreibe ich den Hintergrund und den Nutzen der 13 Prinzipien der Prozessoptimierung.
1. Transparenz schaffen
Eines der wichtigsten Prinzipien ist das Schaffen von Transparenz in Prozessen. Erfahrungsgemäß lassen sich bereits dadurch Potenziale heben, indem der zu betrachtende Bereich besser greifbar wird. Das kann durch messen, durch eine Prozessmodellierung oder eine andere Art visuelle Unterstützung (z. B. Layout) geschehen. In der Regel kommen bei der Erstellung die bei der Modellierung teilnehmenden Mitarbeiter selbst auf die besten Ideen zur Verbesserung, die dann auch gleich umgesetzt werden. Aber auch der Einsatz von Kennzahlen ist hilfreich. Hier gilt oft der bekannte Leitsatz, dass nur das verbessert werden kann, was auch messbar ist. Aus meiner Erfahrung ist bereits hierdurch eine Verbesserung um bis zu 10% möglich.
2. Mitarbeiter motivieren
Mitarbeiter motivieren ist ein weiteres offensichtliches Prinzip, um Prozesse zu verbessern. Denn nur motivierte Mitarbeiter produzieren Qualität und helfen gerne dabei die Ziele zu erreichen. Wenn allerdings schlecht bzw. nicht motivierte Mitarbeiter Prozesse ausführen, ist die Gefahr von Fehlern, Schäden oder ungleichmäßigen Prozessen hoch. Die Möglichkeiten Mitarbeiter zu motivieren sind vielfältig. Sie reichen von finanziellen Anreize (häufig aber am wenigsten effektiv) über ein faires Arbeitsklima und verantwortungsvolle Führung bis hin zu funktionierenden Arbeitsmitteln. In einigen Fällen trägt auch die Veränderung des Interpretationsspielraums dazu bei, die Mitarbeitermotivation zu steigern. So können klare und eineindeutige Zielvorgaben bei ausführenden Arbeiten helfen, die Ergebnisse unmittelbarer zu sehen. Bei komplexen Aufgaben kann es umgekehrt sinnvoll sein, den Mitarbeitern mehr Spielraum für Eigeninitiative zu gewähren.
3. Bündeln
Bündeln bedeutet eine Zusammenfassung gleichartiger Ströme oder Prozesse. Eine Bündelung in der Logistik kommt beispielsweise im Milk-Run oder Cross-Dock-Konzept vor. Das Milk-Run-Konzept gleicht einer Buslinie im ÖPNV. Statt einer logistischen Anbindung von Lieferanten mit wenig Volumen in einer 1:1-Relation erfolgt die Abholung von mehreren Lieferanten auf einer geplanten Route. Skaleneffekte sorgen für Bündelung auch in administrativen Prozessen. Wenn statt wenigen sporadischen Prozessdurchläufen durch eine gemeinsame Nutzung der Ressourcen erfolgt, können Prozesse auch besser automatisiert werden. Das ist das Prinzip eines Shared Service Centers. Auch im Einkauf gilt dieses Prinzip beim gemeinsamen Einkauf von Commodities.
4. Eliminieren
Eliminieren ist das Streichen ganzer Prozesse (vgl. Business Process Reengineering nach Hammer/Champy) bzw. einzelner Schritte (z. B. im Rahmen der kontinuierlichen Verbesserung). Eliminiert werden können bei physischen Prozessen auch Knoten wie z. B. Lagerstufen (vgl. Just-in-Time) oder Kanten wie Transporte (vgl. Produktion Local-for-local) oder Gegenstände wie im „Sort-S“ des 5S-Konzepts. Weitere Beispiele sind das Weglassen unnötiger Prüfschritte oder anderer Prozesse zur Herstellung nicht nötiger Produkt- oder Dienstleistungsfunktionen. Beispielsweise die Aufbereitung von später nicht mehr verwendeten Informationen.
5. Standardisieren
Standardisieren bedeutet häufig Vereinheitlichung. Vereinheitlicht werden können Bauteile (z. B. Verwendung von Normteilen wie Schrauben) oder ganze Module oder Produkte (z. B. der modulare Querbaukasten von VW). Ebenfalls vereinheitlicht werden können Prozesse wie die Bearbeitungsreihenfolge von Bestellungen oder Zahlungsfreigaben. Eine Standardisierung ist in der Regel die Voraussetzung für einen Abbau von Komplexität und geht auch mit einer Eliminierung von Sonderprozessen oder Materialien einher.
6. Differenzieren und Segmentieren
Differenzieren/Segmentieren bedeutet, dass Abläufen, die vorher gemeinsam behandelt wurden, nun voneinander getrennt werden. Wenn Standard- und Spezialfälle vom gleichen Mitarbeiter behandelt werden, dann führt das dazu, dass die Standardfälle länger brauche und weil ein Spezialfall dazwischen gekommen ist und die Spezialfälle ggf. nicht mit der notwendigen Sorgfalt bearbeitet werden weil man die Standardfälle gewöhnt ist und die Bearbeitungszeitvorgabe nicht ausreicht. Dieses Prinzip ist beispielsweise bei der Fertigungssegmentierung bzw. Gruppenfertigung oder bei einer Differenzierung von Einkaufsstrategien nach dem Beschaffungsgüter-Portfolio zu finden. Eine „sortenreine“ Bearbeitung gleichartiger Prozessen ermöglicht in der Regel eine bessere (im Sinne von effektivere und effizientere) Bearbeitung. Gleichzeitig sind damit häufig auch eineindeutigere Zielvorgaben und eine größere Prozessautonomie verbunden, da der Bearbeiter mehr Entscheidungen selbst treffen kann.
7. Parallelisieren
Prozesse zu Parallelisieren bedeutet, dass sie nebeneinander statt sequenziell ablaufen. Dabei können Schritte sowohl innerhalb einzelner Prozesse parallelisiert werden als auch ganze Prozesse parallelisiert werden. Damit kann die Durchlaufzeit bei zeitkritischen Prozessen reduziert werden und die Reaktionsfähigkeit erhöht werden. Ein Beispiel in der Logistik ist die Optimierung der Rüstzeit im Rahmen von SMED. Ein weiteres Beispiel ist die Verteilung von Microtasks auf eine Vielzahl von Bearbeitern, wie das bei Amazon mTurk möglich ist.
8. Automatisieren
Automatisieren bedeutet, dass körperliche oder geistige Arbeitsvorgänge von Beschäftigten durch automatisierte Systeme wie Roboter oder Computer (z. B. bei Robotic Process Automation) ersetzt werden. Die Besonderheiten bzw. Vorteile von automatisierten Lösungen liegen in der Regel in einer höheren Verfügbarkeit (Einsatzzeiten automatisierter Lösungen liegen in der Regel über einer normalen 8 Stunden-Schicht) und einer konstanteren Qualität. Letzteres ist gerade bei manuell schwierigen Tätigkeiten wie z. B. konstantes Auftragen von Kleber für Fensterscheiben oder dem Einlesen von Rechnungsdaten über eine EDI-Schnittstelle wichtig. Nachteile sind – trotz hohen Fortschritten auf dem Gebiet der künstlichen Intelligenz – die geringere Flexibilität. Gleichzeitig ist aber auch die Kostenfunktion eine andere: Während Mitarbeiter verhältnismäßig flexibel skalierbar sind (auch über Leiharbeiter), fallen bei automatisierten Lösungen in der Regel höhere Fixkosten aufgrund von Investitionen an. Insofern hilft bei der Entscheidungsfindung eine Break-Even-Rechnung.
9. Reihenfolge verändern
Auch eine Veränderung der Reihenfolge in der Schritte ablaufen kann Prozesse besser machen. Wenn Prozessschritten neu sortiert werden können dadurch beispielsweise Schnittstellen entfallen. Hinweise für eine mögliche Anwendung dieses Prinzips sind Feedback-Schleifen und Rückfragen. Eine solche Neukonfiguration kann unter Umständen auch eine Voraussetzung für Bündelung oder Automatisierung sein. Ein Konzept, das auf der Kombination dieser Prinzipien aufbaut, ist Postponement. Dabei sollten Bearbeitungsschritte so konfiguriert werden, dass kundenspezifische Schritte, die ein Produkt individualisieren, erst ganz am Ende und nachdem ein tatsächlicher Kundenauftrag eingegangen ist, erfolgen. Die ersten dann standardisierten Schritte können gebündelt erfolgen.
10. Stabilisieren und Leveln
Das Verbesserungsprinzip Stabilisieren/Leveling setzt an der Verschwendungsart „Mura“ an, also der Unausgeglichenheit. Dabei ist der Grundgedanke, dass eine gleichmäßige Auslastung von Prozessen eine bessere durchschnittliche Auslastung und damit eine Vermeidung von Verschwendung freier oder ungenutzter Kapazitäten ermöglicht. Gleichzeitig wird aber auch eine bessere Planbarkeit des Ressourceneinsatzes erreicht. Ein logistisches Konzept, bei dem dieses Prinzip zum Einsatz kommt, ist eine Zeitfenstersteuerung ankommender Lkws. Prozesse zu stabilisieren sollte eine der ersten Maßnahmen sein, wenn auffällt, dass Prozesse hohe Fehlerraten und hohe Stresslevel aufweisen.
11. Mobilisieren
Prozesse zu Mobilisieren kann einerseits eine Beschleunigung der Bearbeitung bedeuten. Da aber nur ein einfaches „Schneller arbeiten“ in der Regel nicht besonders hilfreich ist und auch keine wirkliche Prozessverbesserung bedeutet, soll hier unter Mobilisieren eine Erhöhung der Bearbeitungsflexibilität und Flussorientierung verstanden werden. Dies ermöglicht eine schnellere Reaktion auf den Kundenbedarf und geht häufig mit einer Reduzierung der Durchlaufzeit einher. In physischen Prozessen wird das durch eine Reduzierung der Losgröße in Kombination mit einer Reduzierung der Rüstzeiten erreicht. Die damit verbundenen Konzepte heißen Fertigung mit „Losgröße 1“ oder „One-Piece-Flow“. In administrativen Prozessen ist eine Umsetzung dieses Prinzips insofern machbar, als eine Komplettbearbeitung eines Vorgangs in kleinere Einheiten herunter gebrochen wird und durch ein Workflow- oder ein Ticketsystem auf spezialisierte Bearbeiter flexibel verteilt werden kann.
12. Kundenwert beachten
Nachdem die vorherigen Prinzipien sehr darauf ausgerichtet waren die Effizienz zu erhöhen, ergänzt die Beachtung des Kundenwerts ein Effektivitäts-Prinzip die Checkliste. Damit ist gemeint, dass Prozesse daraufhin untersucht werden sollten, ob der Mehrwert für die Kunden – also wofür er oder sie gerne bereit wäre zu bezahlen, wenn alle Schritte bekannt wären – erhöht werden kann. Das Ergebnis können auch zusätzliche Prozessschritte sein. Ein Beispiel wäre es, Informationen aus Temperatursensoren zur Verfügung zu stellen, wenn es um temperatursensitive Güter geht.
Eine Voraussetzung für dieses Prinzip ist allerdings zu verstehen, was der Kunde eigentlich genau möchte. Formate aus dem Design Thinking können hier helfen Empathie für den Kunden zu schaffen. Auch Flexibilitätsmöglichkeiten des Kunden können Ansatzpunkte sein. Wenn eine stundengenaue Anlieferung für den Kunden keinen Mehrwert darstellt, kann eine spätere aber gebündelte Anlieferung günstiger sein und somit Mehrwert für den Kunden schaffen. Auch die Wertanalyse als Einkaufsinstrument baut auf diesem Prinzip auf. In administrativen Prozessen kann die Lieferung von Informationen in einem bestimmten Format hilfreich sein.
13. Digitalisieren bzw. Informatisieren
Ein wichtiges Prinzip ist schließlich Digitalisieren bzw. Informatisieren. Damit ist die sinnvolle Einbindung von Informationen in Prozesse bzw. die Umwandlung von physischen in elektronische Informationen gemeint. Ein aktuelles Beispiel ist BIM (Building Information Modelling). BIM ist eine Methode der vernetzten Planung, Ausführung und Bewirtschaftung von Bauwerken durch geeignete Software. Alle relevanten Bauwerksdaten werden dabei digital modelliert, kombiniert und erfasst. Hierdurch kann sowohl die Planung als auch die Ausführung und die spätere Bewirtschaftung effizienter und effektiver gestaltet werden. Im Industriellen Kontext wird damit Industrie 4.0 verknüpft.
Aber auch Konzepte wie JIT wären ohne die Verknüpfung von Informations- mit physischen Prozessen nicht denkbar. Insofern knüpft auch das bereits früh formulierte Konzept Jidoka bzw. Autonomation genau an diesem Prinzip an. Auch KI-Algorithmen können Prozesse besser machen. Neben dem optischen Erkennen von Fehler bei Prüfungen können damit auch dolose Handlungen im Rahmen von Einkaufsprozessen aufgedeckt werden. Eine Möglichkeit, wie ganze Geschäftsmodelle durch Digitalisierung neu gestaltet werden können ist hier zu finden.
Aber auch in digitalisierten Prozessen kann Verschwendung existieren. In meinem Online-Kurs bei Iversity zeige ich, wie diese Verschwendung aufdeckt werden kann. Wer sich für meinen Newsletter anmeldet und mir eine Mail schreibt, dem kann ich eine attraktive Vergünstigung gewähren.
Diese Checkliste erhebt selbst keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Dennoch konnte ich auch nach einigem Nachdenken keine weiteren Prinzipien zur Prozessoptimierung finden. Insofern freue ich mich über Anregungen für weitere Prinzipien und auch über weitere gute Umsetzungsbeispiele zu den Prinzipien!
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