Checkliste mit 13 Möglichkeiten zur Prozessverbesserung

Ziele bei Projekten zur Prozessverbesserung können sein: Durchlaufzeit reduzieren, Kosten senken, Flexibilität erhöhen oder Qualität steigern. Eine große Herausforderung bei der Suche nach Verbesserungen bzw. der Prozessoptimierung ist immer die Frage, ob man alle relevanten Möglichkeiten in Betracht gezogen und auch nichts vergessen hat. Die folgende Checkliste mit 13 Prinzipien zur Prozessverbesserung soll dabei helfen.

1. Transparenz schaffen

Eines der wichtigsten Prinzipien ist das Schaffen von Transparenz in Prozessen. Erfahrungsgemäß lassen sich bereits dadurch Potenziale heben, indem der zu betrachtende Bereich besser greifbar wird. Das kann durch messen, durch eine Prozessmodellierung oder eine andere Art visuelle Unterstützung (z. B. Layout) geschehen. In der Regel kommen bei der Erstellung die bei der Modellierung teilnehmenden Mitarbeiter selbst auf die besten Ideen zur Verbesserung, die dann auch gleich umgesetzt werden. Hier gilt oft der bekannte Leitsatz, dass nur das verbessert werden kann, was auch messbar ist. Aus meiner Erfahrung ist bereits hierdurch eine Verbesserung um bis zu 10% möglich.

2. Mitarbeiter motivieren

Mitarbeiter motivieren ist ein weiteres offensichtliches Prinzip, um Prozesse zu verbessern. Denn nur motivierte Mitarbeiter produzieren Qualität und helfen gerne dabei die Ziele zu erreichen. Wenn allerdings schlecht bzw. nicht motivierte Mitarbeiter Prozesse ausführen, ist die Gefahr von Fehlern, Schäden oder ungleichmäßigen Prozessen hoch. Die Möglichkeiten dies zu tun sind vielfältig. Sie reichen von finanziellen Anreize (häufig aber am wenigsten effektiv) über ein faires Arbeitsklima und verantwortungsvolle Führung bis hin zu funktionierenden Arbeitsmitteln. In einigen Fällen trägt auch die Veränderung des Interpretationsspielraums dazu bei, die Mitarbeitermotivation zu steigern. So können klare und eineindeutige Zielvorgaben bei ausführenden Arbeiten helfen, die Ergebnisse unmittelbarer zu sehen. Bei komplexen Aufgaben kann es umgekehrt sinnvoll sein, den Mitarbeitern mehr Spielraum für Eigeninitiative zu gewähren. 

3. Bündeln

Bündeln bedeutet eine Zusammenfassung gleichartiger Ströme oder Prozesse. Eine Bündelung in der Logistik kommt beispielsweise im Milk-Run oder Cross-Dock-Konzept vor. Im Milk-Run-Konzept wird statt einer logistischen Anbindung von Lieferanten mit wenig Volumen in einer 1:1-Relation die Zusammenlegung der Abholung von mehreren Lieferanten auf einer Route ähnlich einem Bus im Rahmen des ÖPNV verstanden. Eine Bündelung in administrativen Prozessen kann mit Skaleneffekten gleich gesetzt werden. Wenn statt wenigen Prozessdurchläufen durch eine gemeinsame Nutzung eine Vielzahl erfolgen kann, dann können diese wiederum besser automatisiert werden. Das ist das Prinzip eines Shared Service Centers. Auch im Einkauf gilt dieses Prinzip beim gemeinsamen Einkauf von Commodities.

4. Eliminieren

Eliminieren ist das Streichen ganzer Prozesse (vgl. Business Process Reengineering nach Hammer/Champy) bzw. einzelner Schritte (z. B. im Rahmen der kontinuierlichen Verbesserung). Eliminiert werden können bei physischen Prozessen auch Knoten wie z. B. Lagerstufen (vgl. Just-in-Time) oder Kanten wie Transporte (vgl. Produktion Local-for-local) oder Gegenstände wie im „Sort-S“ des 5S-Konzepts. Weitere Beispiele sind das Weglassen unnötiger Prüfschritte oder anderer Prozesse zur Herstellung nicht nötiger Produkt- oder Dienstleistungsfunktionen. Beispielsweise die Aufbereitung von Informationen, die später nicht verwendet werden.

5. Standardisieren

Standardisieren bedeutet häufig Vereinheitlichung. Vereinheitlicht werden können Bauteile (z. B. Verwendung von Normteilen wie Schrauben) oder ganze Module oder Produkte (z. B. der modulare Querbaukasten von VW). Ebenfalls vereinheitlicht werden können Prozesse wie die Bearbeitungsreihenfolge von Bestellungen oder Zahlungsfreigaben. Eine Standardisierung ist in der Regel die Voraussetzung für einen Abbau von Komplexität und geht auch mit einer Eliminierung von Sonderprozessen oder Materialien einher.

6. Differenzieren und Segmentieren

Differenzieren/Segmentieren bedeutet, dass Abläufen, die vorher gemeinsam behandelt wurden, nun voneinander getrennt werden. Wenn Standard- und Spezialfälle vom gleichen Mitarbeiter behandelt werden, dann führt das dazu, dass die Standardfälle länger brauche und weil ein Spezialfall dazwischen gekommen ist und die Spezialfälle ggf. nicht mit der notwendigen Sorgfalt bearbeitet werden weil man die Standardfälle gewöhnt ist und die Bearbeitungszeitvorgabe nicht ausreicht. Dieses Prinzip ist beispielsweise bei der Fertigungssegmentierung bzw. Gruppenfertigung oder bei einer Differenzierung von Einkaufsstrategien nach dem Beschaffungsgüter-Portfolio zu finden. Eine „sortenreine“ Bearbeitung gleichartiger Prozessen ermöglicht in der Regel eine bessere (im Sinne von effektivere und effizientere) Bearbeitung. Gleichzeitig sind damit häufig auch eineindeutigere Zielvorgaben und eine größere Prozessautonomie verbunden, da der Bearbeiter mehr Entscheidungen selbst treffen kann. 

7. Parallelisieren

Prozesse zu Parallelisieren bedeutet, dass sie nebeneinander statt sequenziell ablaufen. Dabei können Schritte sowohl innerhalb einzelner Prozesse parallelisiert werden als auch ganze Prozesse parallelisiert werden. Damit kann die Durchlaufzeit bei zeitkritischen Prozessen reduziert werden und die Reaktionsfähigkeit erhöht werden. Ein Beispiel in der Logistik ist die Optimierung der Rüstzeit im Rahmen von SMED. Ein weiteres Beispiel ist die Verteilung von Microtasks auf eine Vielzahl von Bearbeitern, wie das bei Amazon mTurk möglich ist.

8. Automatisieren

Automatisieren bedeutet, dass körperliche oder geistige Arbeitsvorgänge von Beschäftigten durch automatisierte Systeme wie Roboter oder Computer ersetzt werden. Die Besonderheiten bzw. Vorteile von automatisierten Lösungen liegen in der Regel in einer höheren Verfügbarkeit (Einsatzzeiten automatisierter Lösungen liegen in der Regel über einer normalen 8 Stunden-Schicht) und einer konstanteren Qualität. Letzteres ist gerade bei manuell schwierigen Tätigkeiten wie z. B. konstantes Auftragen von Kleber für Fensterscheiben oder dem Einlesen von Rechnungsdaten über eine EDI-Schnittstelle wichtig. Nachteile sind – trotz hohen Fortschritten auf dem Gebiet der künstlichen Intelligenz – die geringere Flexibilität. Gleichzeitig ist aber auch die Kostenfunktion eine andere: Während Mitarbeiter verhältnismäßig flexibel skalierbar sind (auch über Leiharbeiter), fallen bei automatisierten Lösungen in der Regel höhere Fixkosten aufgrund von Investitionen an. Insofern sollte eine Break-Even-Rechnung als Entscheidungshilfe erstellt werden.

9. Reihenfolge verändern

Auch eine Veränderung der Reihenfolge in der Schritte ablaufen kann Prozesse besser machen. Wenn Prozessschritten neu sortiert werden können dadurch beispielsweise Schnittstellen entfallen. Hinweise für eine mögliche Anwendung dieses Prinzips sind Feedback-Schleifen und Rückfragen. Eine solche Neukonfiguration kann unter Umständen auch eine Voraussetzung für Bündelung oder Automatisierung sein. Ein Konzept, das auf der Kombination dieser Prinzipien aufbaut, ist Postponement. Dabei sollten Bearbeitungsschritte so konfiguriert werden, dass kundenspezifische Schritte, die ein Produkt individualisieren, erst ganz am Ende und nachdem ein tatsächlicher Kundenauftrag eingegangen ist, erfolgen. Die ersten dann standardisierten Schritte können gebündelt erfolgen.

10. Stabilisieren und Leveln

Das Verbesserungsprinzip Stabilisieren/Leveling setzt an der Verschwendungsart „Mura“ an, also der Unausgeglichenheit. Dabei ist der Grundgedanke, dass eine gleichmäßige Auslastung von Prozessen eine bessere durchschnittliche Auslastung und damit eine Vermeidung von Verschwendung freier oder ungenutzter Kapazitäten ermöglicht. Gleichzeitig wird aber auch eine bessere Planbarkeit des Ressourceneinsatzes erreicht. Ein logistisches Konzept, bei dem dieses Prinzip zum Einsatz kommt, ist eine Zeitfenstersteuerung ankommender Lkws. Prozesse zu stabilisieren sollte eine der ersten Maßnahmen sein, wenn auffällt, dass Prozesse hohe Fehlerraten und hohe Stresslevel aufweisen.

11. Mobilisieren

Prozesse zu Mobilisieren kann einerseits eine Beschleunigung der Bearbeitung bedeuten. Da aber nur ein einfaches „Schneller arbeiten“ in der Regel nicht besonders hilfreich ist und auch keine wirkliche Prozessverbesserung bedeutet, soll hier unter Mobilisieren eine Erhöhung der Bearbeitungsflexibilität und Flussorientierung verstanden werden. Dies ermöglicht eine schnellere Reaktion auf den Kundenbedarf und geht häufig mit einer Reduzierung der Durchlaufzeit einher. In physischen Prozessen wird das durch eine Reduzierung der Losgröße in Kombination mit einer Reduzierung der Rüstzeiten erreicht. Die damit verbundenen Konzepte heißen Fertigung mit „Losgröße 1“ oder „One-Piece-Flow“. In administrativen Prozessen ist eine Umsetzung dieses Prinzips insofern machbar, als eine Komplettbearbeitung eines Vorgangs in kleinere Einheiten herunter gebrochen wird und durch ein Workflow- oder ein Ticketsystem auf spezialisierte Bearbeiter flexibel verteilt werden kann.

12. Kundenwert beachten

Nachdem die vorherigen Prinzipien sehr darauf ausgerichtet waren die Effizienz zu erhöhen, soll durch die Beachtung des Kundenwerts ein Effektivitäts-Prinzip ergänzt werden. Damit ist gemeint, dass Prozesse daraufhin untersuch werden sollten, ob der Mehrwert für den Kunden – also wofür er gerne bereit wäre zu bezahlen, wenn er alle Schritte kennen würde – erhöht werden kann. Dabei können auch Prozessschritte ergänzt werden. Ein Beispiel wäre es, Informationen aus Temperatursensoren zur Verfügung zu stellen, wenn es um temperatursensitive Güter geht.

Eine Voraussetzung für dieses Prinzip ist allerdings zu verstehen, was der Kunde eigentlich genau möchte. Formate aus dem Design Thinking können hier helfen Empathie für den Kunden zu schaffen. Auch Flexibilitätsmöglichkeiten des Kunden können Ansatzpunkte sein. Wenn eine stundengenaue Anlieferung für den Kunden keinen Mehrwert darstellt, kann eine spätere aber gebündelte Anlieferung günstiger sein und somit Mehrwert für den Kunden schaffen. Auch die Wertanalyse als Einkaufsinstrument baut auf diesem Prinzip auf. In administrativen Prozessen kann die Lieferung von Informationen in einem bestimmten Format hilfreich sein.

13. Digitalisieren bzw. Informatisieren

Ein wichtiges Prinzip ist schließlich Digitalisieren bzw. Informatisieren. Damit ist die sinnvolle Einbindung von Informationen in Prozesse bzw. die Umwandlung von physischen in elektronische Informationen gemeint. Ein aktuelles Beispiel ist BIM (Building Information Modelling). BIM ist eine Methode der vernetzten Planung, Ausführung und Bewirtschaftung von Bauwerken durch geeignete Software. Alle relevanten Bauwerksdaten werden dabei digital modelliert, kombiniert und erfasst. Hierdurch kann sowohl die Planung als auch die Ausführung und die spätere Bewirtschaftung effizienter und effektiver gestaltet werden. Im Industriellen Kontext wird damit Industrie 4.0 verknüpft.

Aber auch Konzepte wie JIT wären ohne die Verknüpfung von Informations- mit physischen Prozessen nicht denkbar. Insofern knüpft auch das bereits früh formulierte Konzept Jidoka bzw. Autonomation genau an diesem Prinzip an. Auch KI-Algorithmen können Prozesse besser machen. Neben dem optischen Erkennen von Fehler bei Prüfungen können damit auch dolose Handlungen im Rahmen von Einkaufsprozessen aufgedeckt werden. Eine Möglichkeit, wie ganze Geschäftsmodelle durch Digitalisierung neu gestaltet werden können ist hier zu finden.

Diese Liste erhebt sicherlich keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Dennoch konnte ich auch nach einigem Nachdenken keine weiteren Prinzipien finden. Insofern freue ich mich über Anregungen für weitere Prinzipien und auch über weitere gute Umsetzungsbeispiele zu den Prinzipien!

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