Checkliste mit 13 Möglichkeiten zur Prozessverbesserung

Mögliche Ziele bei Projekten zur Prozessverbesserung bzw. Prozessoptimierung sind: Durchlaufzeit reduzieren, Kosten senken, Flexibilität erhöhen oder Qualität steigern. Eine große Herausforderung bei der Suche nach Ansatzpunkten ist immer, ob man alle relevanten Möglichkeiten vollständig in Betracht gezogen hat und keine Wesentlichen vergessen hat. Die folgende Checkliste mit 13 Prinzipien zur Prozessoptimierung soll dabei helfen. In dem folgenden kurzen Video beschreibe ich den Hintergrund und den Nutzen der 13 Prinzipien der Prozessoptimierung.

1. Transparenz schaffen

Eines der wichtigsten und grundlegendsten Prinzipien ist das Schaffen von Transparenz in Prozessen. Erfahrungsgemäß lassen sich bereits dadurch Potenziale heben. Denn oftmals kommen dadurch offensichtliche Schwachstellen im Bereich oder Prozess ans Licht. Die Schaffung von Transparenz kann mit verschiedenen Methoden erfolgen. So kann der zu verbessernde Prozess grafisch modelliert werden (in diesem Beitrag stelle ich einige Möglichkeiten und Tools zu Prozessmodellierung vor). In der Regel kommen bei der Erstellung die bei der Modellierung teilnehmenden Mitarbeiter selbst auf die besten Ideen zur Verbesserung, die dann auch gleich umgesetzt werden.

Aber auch der Einsatz von Kennzahlen ist hilfreich. Hier gilt oft der bekannte Leitsatz, dass nur das verbessert werden kann, was auch gemessen werden kann. Aus meiner Erfahrung ist bereits alleine durch eine Quantifizierung wichtiger Prozessaspekte eine Verbesserung um bis zu 10% möglich. Eine weitere Art der Schaffung von Transparenz gerade in der Logistik ist ein Spaghetti-Diagramm. Dieses Diagramm visualisiert die Lauf- bzw. Transportwege von Mitarbeitern oder Transportmitteln. Hier ermöglichen neue Technologien eine schnellere und bessere Erhebung von Informationen, wie das folgende Praxisbeispiel zeigt.

Nutzung neuer Technologien zur Schaffung von Transparenz in (Logistik-)Prozessen

Insbesondere neue Technologien können dazu beitragen, Transparenz in Logistikprozessen zu schaffen. MotionMiners ist ein Unternehmen aus Dortmund, das im Oktober 2017 von Sascha Kaczmarek, Sascha Feldhorst und René Grzeszick gegründet wurde. Das Unternehmen hat sich auf die automatisierte Prozessanalyse von manuellen Arbeitsprozessen spezialisiert. Die Analysen werden automatisch mit Sensoren und künstlicher Intelligenz durchgeführt, was zu einer Reduzierung des Aufwands um bis zu 80% im Vergleich zu Analysen mit herkömmlichen Methoden führt. Das Unternehmen hat seinen Ursprung im Fraunhofer-Institut für Materialfluss und Logistik in Dortmund, ist aber seit Sommer 2019 vollständig eigenständig. Ich hatte die Gelegenheit mit Sascha Kaczmarek darüber zu sprechen, wie MotionMiners bei der Analyse und Verbesserung von Prozessen unterstützen kann.

Ein Bild von Sascha Kaczmarek, der von Thomas Liebetruth von better-process.com zur Prozessbverbesserung interviewt wird
Sascha Kaczmarek

TL: Normalerweise frage ich bei jüngeren Unternehmen immer etwas zum Unternehmen und deren Hintergründen. Aber die Homepage von MotionMiners ist so informativ und gut gestaltet, dass das in diesem Fall keinen Sinn macht. Ich kann nur empfehlen, die Homepage zu besuchen. Statt dessen würde ich Sie gerne um etwas Persönliches bitten: Was war denn jeweils ihr schönstes und überraschendstes Erlebnis bei der Implementierung einer ihrer Lösungen?

Sascha Kaczmarek: Was auf jeden Fall für unsere Kunden immer sehr überraschend ist, wie aufwandsarm sie schnell und einfach an Prozesskennzahlen kommen, um Optimierungspotentiale aufzudecken. Gerade Kunden die klassischen Zeitstudien sind immer wieder überrascht, welche große Datenmenge mit minimalem Aufwand generiert werden kann. Ein schönes Beispiel ist immer, dass wir innerhalb von 2 Wochen häufig in der Lage sind eine Datenmenge aufzunehmen, die etwa einem Arbeitsjahr entspricht. D.h. für die gleich Menge an Daten, müsste theoretisch ein Prozess-Ingenieur jeden Tag im Jahr einer Person hinterher laufen.

TL: Wie wichtig ist denn aus Ihrer Sicht – trotz der technologischen Unterstützung und der gewonnenen Informationen – das Nachdenken und die Expertise, wie der Prozess dann tatsächlich verbessert werden kann?

Sascha Kaczmarek: Es ist weiterhin ein entscheidenden Erfolgsfaktor, dass Prozess-Experten in der Lage sind Prozessdaten zu deuten und zu interpretieren, um daraus Optimierungspotentiale abzuleiten. In Zukunft werden natürlich weitere (KI-)Tools, wie MotionMiners SOLUTIONS, das Ganze unterstützen, aber am Ende bedarf es immer noch den Experten, der die richtigen Schlüsse zieht und eine Entscheidung trifft.

TL: Was würden Sie einen kleinen mittelständischen Betrieb (Herstellung von Produkten oder auch Logistikdienstleister mit Lager und Kommissionierung) empfehlen, die noch wenig Erfahrungen haben?

Sascha Kaczmarek: Ich kann auch immer wieder KMUs nur empfehlen, sich genauso regelmäßig mit ihren Prozessen zu beschäftigen, wie es die großen Unternehmen tun. Jedes Jahr, in denen die Prozesse nicht effizient oder ergonomisch gestaltet sind, wird ansonsten unnötig Geld verbrannt (auch wenn man das vielleicht nicht direkt in seinen Kennzahlen sieht). Sollten intern keine Kapazitäten oder Kompetenzen vorhanden sein, sollte unbedingt externe Unterstützung in Betracht gezogen werden. Das Investment lohnt sich am Ende immer und sollte nicht gescheut werden. Wir helfen natürlich gerne mit unseren Prozessexperten und -expertinnen bei der Analyse und Optimierung der Prozesse.

2. Mitarbeiter motivieren

Mitarbeiter motivieren ist ein weiteres offensichtliches Prinzip, um Prozesse zu verbessern. Denn nur motivierte Mitarbeiter produzieren Qualität und helfen gerne dabei die Ziele zu erreichen. Wenn allerdings schlecht bzw. nicht motivierte Mitarbeiter Prozesse ausführen, ist die Gefahr von Fehlern, Schäden oder ungleichmäßigen Prozessen hoch. Die Möglichkeiten Mitarbeiter zu motivieren sind vielfältig. Sie reichen von finanziellen Anreize (häufig aber am wenigsten effektiv) über ein faires Arbeitsklima und verantwortungsvolle Führung bis hin zu funktionierenden Arbeitsmitteln. In einigen Fällen trägt auch die Veränderung des Interpretationsspielraums dazu bei, die Mitarbeitermotivation zu steigern. So können klare und eineindeutige Zielvorgaben bei ausführenden Arbeiten helfen, die Ergebnisse unmittelbarer zu sehen. Bei komplexen Aufgaben kann es umgekehrt sinnvoll sein, den Mitarbeitern mehr Spielraum für Eigeninitiative zu gewähren. 

3. Bündeln

Bündeln bedeutet eine Zusammenfassung gleichartiger Ströme oder Prozesse. Eine Bündelung in der Logistik kommt beispielsweise im Milk-Run oder Cross-Dock-Konzept vor. Das Milk-Run-Konzept gleicht einer Buslinie im ÖPNV. Statt einer logistischen Anbindung von Lieferanten mit wenig Volumen in einer 1:1-Relation erfolgt die Abholung von mehreren Lieferanten auf einer geplanten Route. Ähnlich funktioniert auch das „Hub-and-Spoke“-System bei größeren Flughäfen oder in der Logistik wie KEP-Dienstleistern oder Stückguttransporten. Skaleneffekte sorgen für Bündelung auch in administrativen Prozessen. Wenn statt wenigen sporadischen Prozessdurchläufen, eine gemeinsame Bearbeitung durch spezialisierte Ressourcen erfolgt, können Prozesse auch besser automatisiert werden. Das ist das Prinzip eines Shared Service Centers. Auch im Einkauf gilt dieses Prinzip beim gemeinsamen Einkauf von Commodities.

4. Eliminieren

Eliminieren ist das Streichen ganzer Prozesse (vgl. Business Process Reengineering nach Hammer/Champy) bzw. einzelner Schritte (z. B. im Rahmen der kontinuierlichen Verbesserung). Eliminiert werden können bei physischen Prozessen auch Knoten wie z. B. Lagerstufen (vgl. Just-in-Time) oder Kanten wie Transporte (vgl. Produktion Local-for-local) oder Gegenstände wie im „Sort-S“ des 5S-Konzepts. Weitere Beispiele sind das Weglassen unnötiger Prüfschritte oder anderer Prozesse zur Herstellung nicht nötiger Produkt- oder Dienstleistungsfunktionen. Beispielsweise die Aufbereitung von später nicht mehr verwendeten Informationen. Ein weiterer positiver Effekt des Weglassens von Prozessschritten ist oft auch eine bessere Nutzung vorhandener Ressourcen und damit eine Verbesserung der Nachhaltigkeit.

5. Standardisieren

Standardisieren bedeutet häufig Vereinheitlichung. Vereinheitlicht werden können Bauteile (z. B. Verwendung von Normteilen wie Schrauben) oder ganze Module oder Produkte (z. B. der modulare Querbaukasten von VW). Ebenfalls vereinheitlicht werden können Prozesse wie die Bearbeitungsreihenfolge von Bestellungen oder Zahlungsfreigaben. Eine Standardisierung ist in der Regel die Voraussetzung für einen Abbau von Komplexität und geht auch mit einer Eliminierung von Sonderprozessen oder Materialien einher. Eine Hilfe für die Standardisierung in der Informationserhebung können auch Formulare (mit Plausibilitätsprüfungen!) sein.

6. Differenzieren und Segmentieren

Differenzieren/Segmentieren bedeutet, dass Abläufe, die vorher gemeinsam behandelt wurden, durch SpezialistInnen bearbeitet werden. Wenn Standard- und Spezialfälle von den gleichen, genrealistisch ausgebildeten, MitarbeiterInnen behandelt werden, kann die Bearbeitung der einfachen Standardfälle länger brauchen weil ein aufwändiger Spezialfall dazwischen gekommen ist. Gleichzeitig können die GeneralistInnen die Spezialfälle ggf. nicht mit der notwendigen Sorgfalt bearbeiten weil man die Standardfälle gewöhnt ist und die Bearbeitungszeitvorgabe nicht ausreicht. Dieses Prinzip ist beispielsweise bei der Fertigungssegmentierung bzw. Gruppenfertigung oder bei einer Differenzierung von Einkaufsstrategien nach dem Beschaffungsgüter-Portfolio zu finden. Eine „sortenreine“ Bearbeitung gleichartiger Prozessen ermöglicht in der Regel eine bessere (im Sinne von effektivere und effizientere) Bearbeitung. Gleichzeitig sind damit häufig auch eineindeutigere Zielvorgaben und eine größere Prozessautonomie verbunden, da der Bearbeiter mehr Entscheidungen selbst treffen kann. 

7. Parallelisieren

Prozesse zu Parallelisieren bedeutet, dass sie nebeneinander statt sequenziell ablaufen. Dabei können Schritte sowohl innerhalb einzelner Prozesse parallelisiert werden als auch ganze Prozesse parallelisiert werden. Damit kann die Durchlaufzeit bei zeitkritischen Prozessen reduziert werden und die Reaktionsfähigkeit erhöht werden. Ein Beispiel in der Logistik ist die Optimierung der Rüstzeit im Rahmen von SMED (vgl. Reifenwechsel bei Autorennen). Ein weiteres Beispiel ist die Verteilung von Microtasks auf eine Vielzahl von Bearbeitern, wie das bei Amazon mTurk möglich ist.

 Ein Beispiel in der Logistik ist die Optimierung der Rüstzeit im Rahmen von SMED (vgl. Reifenwechsel bei Autorennen)
Foto von Oleksandr Baiev auf Unsplash

8. Automatisieren

Automatisieren bedeutet, dass körperliche oder geistige Arbeitsvorgänge von Beschäftigten durch automatisierte Systeme wie Roboter, Automated Guided Vehicles (AGVs) oder Computer (z. B. bei Robotic Process Automation) ersetzt werden. Die Besonderheiten bzw. Vorteile von automatisierten Lösungen liegen in der Regel in einer höheren Verfügbarkeit (Einsatzzeiten automatisierter Lösungen liegen in der Regel über einer normalen 8 Stunden-Schicht) und einer konstanteren Qualität. Letzteres ist gerade bei manuell schwierigen Tätigkeiten wie z. B. konstantes Auftragen von Kleber für Fensterscheiben oder dem Einlesen von Rechnungsdaten über eine EDI-Schnittstelle wichtig. Nachteile sind – trotz hohen Fortschritten auf dem Gebiet der künstlichen Intelligenz – die geringere Flexibilität. Gleichzeitig ist aber auch die Kostenfunktion eine andere: Während Mitarbeiter verhältnismäßig flexibel skalierbar sind (auch über Leiharbeiter), fallen bei automatisierten Lösungen in der Regel höhere Fixkosten aufgrund von Investitionen an. Insofern hilft bei der Entscheidungsfindung eine Break-Even-Rechnung oder eine Ermittlung eines Business Cases.

9. Reihenfolge verändern

Auch eine Veränderung der Reihenfolge in der Schritte ablaufen, kann Prozesse besser machen. Wenn Prozessschritte neu sortiert werden, entfallen dadurch möglicherweise Schnittstellen. Hinweise für eine mögliche Anwendung dieses Prinzips sind Feedback-Schleifen und Rückfragen. Eine solche Neukonfiguration kann unter Umständen auch eine Voraussetzung für Bündelung oder Automatisierung sein. Ein Konzept, das auf der Kombination dieser Prinzipien aufbaut, ist Postponement. Dabei sollten Bearbeitungsschritte so konfiguriert werden, dass kundenspezifische Schritte, die ein Produkt individualisieren, erst ganz am Ende und nachdem ein tatsächlicher Kundenauftrag eingegangen ist, erfolgen. Die ersten dann standardisierten Schritte können gebündelt erfolgen.

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10. Stabilisieren und Leveln

Das Verbesserungsprinzip Stabilisieren/Leveling setzt an der Verschwendungsart „Mura“ an, also der Unausgeglichenheit. Dabei ist der Grundgedanke, dass eine gleichmäßige Auslastung von Prozessen eine bessere durchschnittliche Auslastung und damit eine Vermeidung von Verschwendung freier oder ungenutzter Kapazitäten ermöglicht. Gleichzeitig wird aber auch eine bessere Planbarkeit des Ressourceneinsatzes erreicht. Ein logistisches Konzept, bei dem dieses Prinzip zum Einsatz kommt, ist eine Zeitfenstersteuerung ankommender Lkws. Prozesse zu stabilisieren sollte eine der ersten Maßnahmen sein, wenn auffällt, dass Prozesse hohe Fehlerraten und Stresslevel aufweisen.

11. Mobilisieren

Prozesse zu Mobilisieren kann einerseits eine Beschleunigung der Bearbeitung bedeuten. Da aber nur ein einfaches „Schneller arbeiten“ in der Regel nicht besonders hilfreich ist und auch keine wirkliche Prozessverbesserung bedeutet, soll hier unter Mobilisieren eine Erhöhung der Bearbeitungsflexibilität und Flussorientierung verstanden werden. Dies ermöglicht eine schnellere Reaktion auf den Kundenbedarf und geht häufig mit einer Reduzierung der Durchlaufzeit einher. In physischen Prozessen wird das durch eine Reduzierung der Losgröße in Kombination mit einer Reduzierung der Rüstzeiten erreicht. Die damit verbundenen Konzepte heißen Fertigung mit „Losgröße 1“ oder „One-Piece-Flow“. In administrativen Prozessen ist eine Umsetzung dieses Prinzips insofern machbar, als eine Komplettbearbeitung eines Vorgangs in kleinere Einheiten herunter gebrochen wird und z. B. durch ein Workflow- oder ein Ticketsystem auf spezialisierte Bearbeiter flexibel verteilt werden kann.

In physischen Prozessen wird das durch eine Reduzierung der Losgröße in Kombination mit einer Reduzierung der Rüstzeiten erreicht. Die damit verbundenen Konzepte heißen Fertigung mit „Losgröße 1“ oder „One-Piece-Flow“
Foto von carlos aranda auf Unsplash

12. Kundenwert beachten

Nachdem die vorherigen Prinzipien sehr darauf ausgerichtet waren die Effizienz zu erhöhen, ergänzt die Beachtung des Kundenwerts ein Effektivitäts-Prinzip die Checkliste. Damit ist gemeint, dass Prozesse daraufhin untersucht werden sollten, ob der Mehrwert für die Kunden – also wofür er oder sie gerne bereit wäre zu bezahlen, wenn alle Schritte bekannt wären – erhöht werden kann. Das Ergebnis können auch zusätzliche Prozessschritte sein. Ein Beispiel wäre es, Informationen aus Temperatursensoren zur Verfügung zu stellen, wenn es um temperatursensitive Güter geht.

Eine Voraussetzung für dieses Prinzip ist allerdings zu verstehen, was der Kunde eigentlich genau möchte. Formate aus dem Design Thinking können hier helfen Empathie für den Kunden zu schaffen. Auch Flexibilitätsmöglichkeiten des Kunden können Ansatzpunkte sein. Wenn eine stundengenaue Anlieferung für den Kunden keinen Mehrwert darstellt, kann eine spätere aber gebündelte Anlieferung günstiger sein und somit Mehrwert für den Kunden schaffen. Auch die Wertanalyse als Einkaufsinstrument baut auf diesem Prinzip auf. In administrativen Prozessen kann die Lieferung von Informationen in einem bestimmten Format hilfreich sein.

13. Digitalisieren bzw. Informatisieren

Ein wichtiges Prinzip ist schließlich Digitalisieren bzw. Informatisieren. Damit ist die sinnvolle Einbindung von Informationen in Prozesse bzw. die Umwandlung von physischen in elektronische Informationen gemeint. Ein aktuelles Beispiel ist BIM (Building Information Modelling). BIM ist eine Methode der vernetzten Planung, Ausführung und Bewirtschaftung von Bauwerken durch geeignete Software. Alle relevanten Bauwerksdaten werden dabei digital modelliert, kombiniert und erfasst. Hierdurch kann sowohl die Planung als auch die Ausführung und die spätere Bewirtschaftung effizienter und effektiver gestaltet werden. Im Industriellen Kontext wird damit Industrie 4.0 verknüpft. Niederschwelligere Möglichkeiten physische bzw. logistische Prozesse mit Digitalisierung zu unterstützen sind die oben genannte Lösung von MotionMiners oder das Equipment Tracking von Maschinen oder Fahrzeugen.

Aber auch Konzepte wie JIT wären ohne die Verknüpfung von Informations- mit physischen Prozessen nicht denkbar. Insofern knüpft auch das bereits früh formulierte Konzept Jidoka bzw. Autonomation genau an diesem Prinzip an. Auch KI-Algorithmen können Prozesse besser machen. Neben dem optischen Erkennen von Fehler bei Prüfungen können damit auch dolose Handlungen im Rahmen von Einkaufsprozessen aufgedeckt werden. Eine Möglichkeit, wie ganze Geschäftsmodelle durch Digitalisierung neu gestaltet werden können ist hier zu finden.

Aber auch in digitalisierten Prozessen kann Verschwendung existieren. In meinem Online-Kurs bei Iversity zeige ich, wie diese Verschwendung aufdeckt werden kann. Wer sich für meinen Newsletter anmeldet und mir eine Mail schreibt, dem kann ich eine attraktive Vergünstigung gewähren.

Diese Checkliste erhebt selbst keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Dennoch konnte ich auch nach einigem Nachdenken keine weiteren Prinzipien zur Prozessoptimierung finden. Insofern freue ich mich über Anregungen für weitere Prinzipien und auch über weitere gute Umsetzungsbeispiele zu den Prinzipien!

Wenn Sie mehr über Prozessmanagement erfahren wollen empfehle ich Ihnen mein Lehrbuch bei SpringerGabler oder meinen Online-Kurs bei Iversity.org. Die Links in diesem Block sind Affiliate Links. Sie zahlen für die verlinkten Produkte nichts zusätzlich aber unterstützen damit meinen Blog, den ich gerne möglichst kostenfrei halten möchte.

Mein Lehrbuch beschreibt anwendungsorientiert die Grundlagen, Methoden und Instrumente des Prozessmanagements in Einkauf und Logistik. Außerdem stellt es mit Lean Management, Logistik-Controlling, Industrie 4.0 und Outsourcing viele Konzepte zur Optimierung von Prozessen vor. Zahlreiche Beispiele und Fallstudien ermöglichen einen anschaulichen Einblick in die praktische Umsetzung.

Weitere sinnvolle Dinge, die ein Prozessmanager immer brauchen kann, sind:

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Es gibt auch eine englische Version: „Process design: analyse processes, identify improvements, raise potentials“

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